Selon les droits qui lui sont accordés (via le profil du collaborateur ou via les accès aux dossiers)
Cette page tient lieu de page d’accueil.
On retrouve ici l’ensemble des dossiers, qu’il s’agisse de dossiers annulés, des devis, des commandes planifiées ou non, ou encore des dossiers finalisés.
Tous les dossiers dans SOGEXPERT sont regroupés dans ce tableau et se présentent tous sous une forme commune dans un souci d’harmonisation de l’information.
Les filtres (1) :
Ici vous pourrez effectuer un filtrage des dossiers en fonction :
- De la nature des dossiers ;
- De la date de création des dossiers ;
- Du technicien assigné ;
- De l’origine du dossier ;
- Du statut de facturation.
Les Colonnes (2) :
Ce sont les colonnes qui vous permettent d’avoir les informations principales de vos dossiers.
N° – Numérotation automatique des dossiers propre à Sogexpert.
Ce numéro permettra de faire la correspondance dans le logiciel métier.
Réf. Interne – C’est l’inverse, il s’agit d’une référence interne libre, ce peut être le numéro du dossier dans le logiciel métier. Par défaut c’est le nom du propriétaire mais il reste modifiable en texte libre.
Ces 2 premières colonnes permettent de faire la correspondance et la liaison entre Sogexpert et les Logiciels métiers.
Propriétaire – Le nom et le prénom du propriétaire
Prescripteur – l’apporteur d’affaire, qui peut être un agent immobilier, un notaire ou encore le propriétaire lui-même qui est son propre prescripteur par défaut si aucun prescripteur n’est renseigné.
Ville – Ville du bien expertisé
Création – Date de création du dossier
RDV – Date et heure du RDV (si celui-ci a été programmé)
Tech – Le technicien affecté à la mission (sous forme d’initiales)
Rap. – Pour « Rapport » - vous permet de connaitre en un coup d’œil l’état de transmission des documents (rapports d’expertises) auprès des différents interlocuteurs :
La croix rouge signifie qu’aucun rapport n’a été joint au dossier
Le check vert signifie qu’un rapport a été joint au dossier et il est accessible à tous
Le cadenas rouge signifie qu’un rapport a été joint au dossier, mais l’accès en a été bloqué pour au moins un des contacts du dossier
La petite flèche verte vous indique que le rapport a été joint et il a été téléchargé par un des contacts du dossier. Le nombre vous indique le nombre de rapports téléchargés
Devis – Vous permet de connaitre en un coup d’œil l’état du devis dans un dossier
La croix rouge signifie que le devis a été refusé
Le check vert signifie que le devis a été validé (par le client ou par un collaborateur)
Le sablier signifie que le devis est en attente de réponse.
Fact. – Pour « Facture » - vous permet de connaitre en un coup d’œil l’état du dossier en termes de règlement.
La croix rouge signifie qu’aucune facture n’a été jointe au dossier
Le check vert signifie qu’une facture a été jointe au dossier et elle est réglée
Le symbole Euros signifie que la facture a été jointe au dossier mais elle est non acquittée
ECH. – Pour échelon – Vous permet rapidement de connaitre l’état d’avancement du paiement des échelons.
Aucune facture n’a été créée, donc aucun échelon n’est disponible.
Une facture a été éditée, cet icône permet de connaitre le nombre d’échelons renseignés dans la facture, ainsi que ceux ayant été réglés.
Tous les échelons ont été réglés.
Tarifs – C’est le montant de la facture.
Statut – le statut est l’élément qui permet de connaître l’état d’avancement du dossier.
On peut modifier le statut via un menu déroulant.
Les dossiers en statut « A Prospecter »
Dossiers créés à partir des demandes provenant des annuaires AROBIZ et de Direct Annonces (abonnements). Nous reparlerons de ce statut, lors de la présentation de la partie « Prospecter ».
Les dossiers en statut « A deviser »
Dossiers créés à partir des demandes provenant des sites internet AROBIZ, mais également sur les dossiers crées ou le devis n’a pas été validé par l’utilisateur.
Les dossiers en statut « Précommande »
Dossiers créés à partir de Sogexpert, par les clients à qui l’on a communiqué des identifiants et mot de passe Sogexpert, qui peuvent de leur côté passer de nouvelles commandes, demander un devis, commander le renouvellement d’un dossier ou encore simplement demander que l’on recontacte en vue de faire un devis. Il est capital d’effectuer une relecture des informations renseignés, afin de vérifier que la demande de devis est complète.
Les dossiers en statut « Devis »
Ce sont tous les dossiers pour lesquels on a communiqué un devis dont nous sommes en attente d’une réponse. Les regrouper de la sorte permet de les écluser au fur et à mesure que le temps passe et donc faire un peu de suivi et de relance sur ces devis.
Les dossiers en statut « A planifier »
On a l’accord du client, il ne reste plus qu’à définir une date de RDV et un technicien.
Les dossiers en statut « Planifié »
Les dossiers qui sont programmés et qui figurent sur le planning
Le RDV est fixé, le technicien est affecté, il n’y a plus qu’à y aller.
Les dossiers en statut « Intervenu »
Une fois que le technicien a terminé sa mission, il peut passer le dossier dans ce statut, cela lui permettra de trouver les dossiers où il doit finaliser ses rapports facilement.
Les dossiers en statut « Analyse »
Idem incomplet. On a transmis les prélèvements amiante au laboratoire et nous sommes en attente de leur retour pour pouvoir finaliser le dossier.
Les dossiers en statut « Incomplet »
Il s’agit d’un statut « Voix de garage ».
Le technicien est allé sur site, mais il lui manque un élément pour finaliser sa mission et produire son rapport. Ce peut être des factures pour le DPE, les relevés de conso et les tantièmes de répartition, des plans, des photos ou autre document nécessaire pour produire le rapport.
Les dossiers en statut « Finalisé »
Dossiers pour lesquels aucun traitement de production n’est à exécuter.
Le rapport est joint au dossier, la facture également, les clients ont été prévenus de la dispo des rapports, a priori il n’y a plus aucun traitement sur ce dossier en termes de production, éventuellement de la relance plus tard mais c’est tout.
Les dossiers en statut « Annulé »
Comme son nom l’indique, on retrouve ici tous les dossiers « annulés » en cours de route, et expliquer dans Sogexpert, à chaque fois qu’on annule un dossier dans Sogexpert, on a la possibilité de renseigner un « motif d’annulation ».
Ceci, à des fins de traçabilité (à l’ouverture de ce dossier on a le motif d’annulation, on a donc la connaissance de la raison de l’annulation). Mais également à des fins statistiques, si par exemple on s’aperçoit que 90% des dossiers annulés le sont parce que l’on est trop cher, on pourra en tirer les conclusions qui s’imposent. Les différents motifs d’annulation sont personnalisables dans les paramètres, la liste est éditable et on peut en rajouter autant que nécessaire.
Montant – Indique le montant de la mission
Actions – Les différentes actions réalisables sur les dossiers :
Archiver le dossier – Le dossier est sorti de la liste des dossiers. Ils sont toujours accessibles et ils sont bien pris en compte dans les statistiques.
Mettre le dossier en corbeille – Ne supprime pas le dossier le met juste en corbeille, seul un administrateur pourra venir définitivement supprimer le dossier en accédant à la corbeille.