SOGEXPERT permet de créer des dossiers de deux façons différentes : en mode complet ou en mode rapide.

Pour un dossier détaillé, il suffit de cliquer sur + DEVIS/COMMANDE dans le menu vertical : 



La création de dossier avec ces modes permet d’aboutir à tous les scénarios commerciaux (simple demande de tarif, demande de devis, planification du RDV etc…) et vous permettra de créer un dossier en renseignant un maximum d’informations en vue de la mission ou simplement d’aboutir à la communication d’un tarif.

Ces modes de création de dossiers ont été pensés pour les personnes qui prennent des commandes par téléphone, ils sont donc séquencés en 5 étapes ou points, que l’utilisateur pourra renseigner dans l’ordre qu’il le souhaite selon l’ordre dans lequel les informations lui sont communiquées par son interlocuteur.




Le menu vertical sur la droite permet de naviguer d’un point à l’autre.

Il est possible d’enregistre le dossiers et les modifications apportées s’il s’agit d’une reprise de commande.

Il affiche également le tarif et la remise (s’il y a une remise).

Il est possible de générer un devis depuis ce menu ou encore d’annuler le dossier.




Point 1 : MISSION / TARIF 




Elle se découpe en 2 parties : Informations sur la mission et les diagnostics à réaliser et tarifs.



  • La surface du bien.
  • Le nombre de pièces.
  • Le nombre de dépendances.
  • L’année précise de construction du bien.
  • Le contexte réglementaire :
    • Type de transaction.
    • Type de bien.
    • L’année de délivrance du Permis de construire.
    • Si on est en Zone termite (avec la possibilité de vérifier sur la base de la ville du bien).
    • Le type de chauffage.
    • Présence d’une installation GAZ de + 15 ans avec possibilité de déterminer si l’installation est bien soumise à réglementation.
    • Présence d’une installation ELEC de +15 ans.
    • Bien en copropriété.
  • Définir l’origine de la commande.



Les informations renseignées dans la première partie vont permettre de définir 2 éléments :

  • Les diagnostics à réaliser (avec un pré-cochage automatique pour les missions DDT). Il est bien évidemment possible de cocher directement les diagnostics à réaliser sans passer par la première étape.
  • Un tarif (sous forme de pack ou à l’unité). Les tarifs dans SOGEXPERT pouvant être renseignés des 2 façons dans les paramétrages de tarification.



Dans cet exemple l’utilisateur peut soit choisir le tarif généré sous forme de pack, soit le cumul des tarifs unitaires, ou venir taper directement un montant manuellement dans le bloc prévu à cet effet :



L’utilisateur peut définir une remise à appliquer, soit sous la forme d’un pourcentage, soit sous la forme d’un montant fixe.

Le montant remisé se calcul automatiquement, et le montant de la remise est indiqué à l’utilisateur.

N.B : dans l’exemple ci-dessus, une remise de 20% est venue s’impacter automatiquement avec un petit commentaire car le prescripteur identifié en point N° 1 s’est vu accrédité dans sa fiche une remise commerciale systématique en tant que prescripteur. (Voir paragraphe sur les contacts)

Toujours dans le point N° 2 (et dans tous les points suivants) il sera possible de communiquer un devis directement depuis cette interface à l’aide du bouton DEVIS €




L’affichage du bouton devis est conditionné par l’obligation de renseigner à minima :

  • Un demandeur,
  • Un tarif,
  • Un diagnostic doit être coché,
  • La ville du bien concerné.

Lorsque l’utilisateur clique sur le bouton DEVIS €, une fenêtre s’ouvre :





Point 2 : DEMANDEUR 


A partir du point 1, il est possible de renseigner les informations suivantes :


  • Identité du demandeur (votre interlocuteur, la personne qui fait la demande, ce peut être le particulier en direct ou un professionnel qui fait la demande pour un de ses clients etc…)

A partir de l’identification du demandeur, il est possible d’indiquer si le demandeur est :

  • Prescripteur : Pour le suivi du dossier, les statistiques et les relances
  • Propriétaire : Contact principal du dossier, pour la rédaction du rapport de diagnostic immobilier
  • Occupe le bien : Contact de la personne qui sera sur place, l’adresse de l’occupant du bien déterminera l’adresse du bien.
  • Payeur : Sera le contact qui supportera toutes les actions de relances, il aura accès d’emblée au bloc Facture, et se verra proposer le module de paiement bancaire dans le dossier a posteriori.

A noter que si on indique que le demandeur est propriétaire et occupe le bien, alors l’adresse renseignée dans la fiche du demandeur viendra automatiquement sur le point 3 (Infos sur le bien)



  • Origine du contact (Par quel biais le demandeur a fait appel à nous). Ce peut être de la part d’un prescripteur professionnel (auquel cas l’utilisateur est invité à l’identifier également), les pages jaunes, un ancien client, du bouche à oreille et tout autre moyen de communication donnant lieu à un budget dont il sera possible d’en mesurer les retours. La liste des origines de contact est personnalisable, ainsi, il est possible de mener des études statistiques afin de s’assurer que les budgets de communication alloués produisent bien de la volumétrie en termes de missions envoyées.



  • Identité du prescripteur si celui-ci est différent du demandeur. Les contacts identifiés en tant que prescripteurs sur une commande/dossier, seront impactés dans des statistiques qui leur sont propres. La notion de prescripteur sur un dossier permettra a posteriori de définir la rédaction d’un état d’impayé pour les relances.



Soit le contact existe déjà, auquel cas il suffit de taper les 4 premières lettres pour avoir un premier aperçu de recherche et affiner par la suite. Un fois le contact trouvé dans la base il suffit de le sélectionner en cliquant sur le check vert.




Si le contact n’existe pas, il faut alors le créer en cliquant tout simplement sur le bouton Créer +.

Un masque de saisie de contact apparaît alors.

Seul le champ « Nom » doit être renseigné pour pouvoir créer le contact.

Tous les autres champs sont facultatifs, et pourront être complétés a posteriori si nécessaire.

A noter que si le champ E-mail est renseigné, il est alors possible de communiquer des identifiants de connexion en cochant la case « Avertir le client de la création de son compte par mail ».

Son e-mail devient automatiquement son login et un mot de passe généré aléatoirement lui sera communiqué dans un mail. Il est également possible, si le client le souhaite, de lui octroyer manuellement un login et un mot de passe.


Exemples de ce point N° 1

Cas d’un particulier propriétaire (M. Albert), qui occupe le bien et qui a pour origine du contact un agence immobilière (Agence ARIA IMMOBILIER).  M. Albert est le demandeur puisque c’est l’interlocuteur qui fait la demande.




Cas identique mais c’est l’agence immobilière qui est l’interlocuteur qui fait la demande :

Le propriétaire sera alors identifié au point N° 3 





Point 3 : LE BIEN 


 




Cette étape va permettre de renseigner dans le détail toutes les informations concernant l’adresse du bien et les contacts associés à ce bien :

  • Le propriétaire
  • L’occupant (facultatif)
  • L’adresse du bien*

*La saisie de l’adresse du bien (comme toutes les adresses dans SOGEXPERT), est en mode assisté sur la base de l’API de GOOGLE qui a référencé toutes les adresses de France.

Ainsi lorsque l’utilisateur commence à saisir l’adresse dans le champ d’adresse, le système propose des occurrences possibles sous forme de liste. Une fois l’occurrence sélectionnée, le Code postal et le nom de la ville viennent s’impacter automatiquement dans les champs correspondants. Dans la mesure où l’adresse a « matché » avec google, l’utilisateur à la garantie que l’adresse communiquée existe bien, qu’elle est bien orthographiée et surtout des petits checks viennent lui indiquer que le bien est GEOLOCALISÉ, ce qui permettra a posteriori l’optimisation de tournée, les statistiques géographiques dans le dossier.





La deuxième partie des informations concernant le bien permet de renseigner des informations complémentaires dont aura besoin le technicien pour la réalisation de sa mission, ainsi que les différentes dépendances et leur numéro de lot associé.

A ce niveau-là aucun champ n’est obligatoire.




Point 4 : INTERLOCUTEUR



Le point 4 permet de renseigner les interlocuteurs dès la prise de commande (si l’utilisateur détient l’information il peut la renseigner d’ores et déjà, et s’il ne le fait pas à la prise de commande, il pourra a posteriori les ajouter depuis le dossier).





Point 5 : PLANNING


 



Le point 5 va permettre de positionner la commande acceptée par le client sur le planning.

Cet écran se découpe en 3 parties :

  • Récapitulatif
  • Modalités de RDV
  • Le RDV lui-même

 

RÉCAPITULATIF : Permet un rappel de toutes les informations renseignées dans les points précédents. Le récapitulatif va également indiquer la notion de temps estimé de la mission (hors déplacement) puisqu’en effet, lors du paramétrage de SOGEXPERT, l’administrateur a associé un temps estimé de mission aux tarifs renseignés.

Ainsi le système indique à la personne qui s’apprête à planifier la mission, le temps « standard » nécessaire à la réalisation de la mission. MAIS, l’utilisateur a la possibilité de se fier à la règle ou d’adapter au cas par cas le temps imparti pour la mission.


MODALITÉS : Permet d’indiquer si le dossier est urgent (petite étoile qui permettra au dossier d’être toujours en tête de liste). L’utilisateur va devoir indiquer si le RDV est sur place ou si des clés sont à récupérer quelque part et également de convenir si le règlement se fera sur place.


RENDEZ-VOUS : Permet de définir un temps d’intervention corrigé (par rapport au temps standard précédemment proposé dans la partie RECAPITULATIF). Permet également de définir l’accompagnateur.


Le bouton Prise de rendez-vous permet d’accéder à l’AGENDA :


Une petite POPUP intermédiaire s’ouvre :


3 possibilités sont proposées pour pouvoir poser le RDV sur le planning :


  Choisir manuellement le rendez-vous :   Le client souhaite une intervention sur une journée ou un créneau qu’il impose, l’utilisateur ira manuellement voir les disponibilités le jour dit pour voir ce qu’il est possible de faire. 


  Premier créneau disponible :   Le client souhaite une intervention rapide, le système va donc checker le planning de tous les techniciens et proposer pour chacun d’entre eux le premier créneau disponible (en fonction du temps d’intervention corrigé renseigné dans la partie RDV). Lorsque le système propose les premiers créneaux disponibles, il indique pour chacun d’entre eux la distance si ce créneau se situe avant ou après une autre mission. Si tel n’est pas le cas, il propose le premier créneau de la journée, en fonction de l’amplitude horaire de travail des techniciens définis dans le paramétrage de l’agenda : 



  Optimisation par géo localisation :    Le client n’a pas émis de souhait particulier concernant la date de passage. L’utilisateur est libre de proposer n’importe quel créneau, il va donc pouvoir avec ce choix-là « optimiser » les déplacements de ses techniciens afin de maximiser la rentabilité de la mission. 

Comme pour le premier créneau disponible, le système va donc checker le planning de tous les techniciens et proposer pour chacun d’entre eux le premier créneau disponible (en fonction du temps d’intervention corrigé renseigné dans la partie RDV). A la différence il va proposer seulement des missions situées dans un rayon qui est défini dans le paramétrage de la société (défini en minute).


Dans l’exemple, le système va proposer tous les créneaux de 120 minutes disponibles dans les 2 semaines à venir, en excluant tous les créneaux disponibles situés hors rayon. 



Dans l’exemple, seul 2 techniciens sur 5 sont proposés, car les 3 qui n’apparaissent pas n’ont pas été identifiés, sur les 2 prochaines semaines, sur un bien proche de la mission que l’utilisateur est en train de poser.



Pour chaque créneau proposé, le système indique :

  • La Date et l’heure du dit créneau
  • La distance par rapport à la mission suivante ou précédente (Distance réelle, pas au vol d’oiseau)
  • Le chiffre d’affaires des techniciens sur le mois en cours (pour une répartition équitable des missions)
  • Les frais Kilométriques (déterminés à partir de la distance à laquelle on applique un coefficient défini dans les paramètres de la société)


Validation du créneau :

Une fois le créneau proposé sélectionné une petite fenêtre intermédiaire vient s’ouvrir :




A partir de cette fenêtre, s’il s’agit d’une mission contenant du plomb il est alors possible d’affecter une machine plomb à la mission. (Les machines étant renseignées dans le paramétrage SOGEXPERT).


Si la machine sélectionnée, est déjà prise par un autre technicien sur la même demi-journée alors le système alerte de la non disponibilité de la machine en venant préciser le technicien qui la détient, et la ville dans laquelle est déjà positionnée la machine. L’utilisateur pourra alors déterminer que les techniciens se passeront la machine s’ils sont sur la même commune :


Lorsque l'on arrive sur le point 1, il suffit de cliquer sur le bouton demandeur :



Une fois la machine au plomb validée, l’utilisateur valide le RDV.


Il est alors dirigé vers la journée de la mission, avec la possibilité de modifier après coup par un simple glissé/déposé. 



Il est alors possible de passer sur une vision du planning sur le mois, la semaine, 3 jours, 2 jours ou encore à la journée.

Il est également possible de gérer l’affichage des collaborateurs sur le planning.



A noter que sur une vision sur 2, 3 jours et à la semaine, sont affichées les C.A TTC cumulés de la journée par technicien, ce qui apporte une vision claire sur les objectifs journaliers des techniciens.


Validation et création du dossier

Une fois la date et le technicien définis pour le RDV, il suffit de fermer le planning et cliquer sur VALIDER.

Une fenêtre intermédiaire vient s’ouvrir :



A partir de celle-ci, l’utilisateur va pouvoir dès maintenant définir la référence interne (voir paragraphe liste des dossiers).

L’utilisateur va également pouvoir alerter (par mail et/ou par SMS) de la création du dossier en choisissant le ou les contacts précédemment affecté à la mission à prévenir.

Selon certains cas, il sera également possible de générer des e-mails afin de demander dès la prise de commande certaines informations à préparer en vue du passage du technicien. Les cas sont les suivants :

  • Relevé de consommation chauffage et ECS : Si DPE<1949 (si avant 49 on peut supputer avant 48)
  • Relevé de fournitures d’énergie et tantièmes de répartition : Si chauffage collectif sélectionné en point2
  • Le règlement de copropriété : Si le bien est définit comme étant en copropriété dans le point 2

Il est également possible de valider la création du dossier sans envoyer d’alerte