La relance dans SOGEXPERT se fait de 3 manières différentes :

  • Relance en direct du payeur par le biais de courrier/mail de relance.
  • Relance par le biais d’état d’impayés à communiquer aux prescripteurs.
  • Relance par le biais d’état d’impayés à communiquer aux Notaires.


I / Génération de courriers/mails de relance – Relance en direct du payeur


Pour pouvoir générer en masse des courriers et/ou mails de relance en direct pour les payeurs.



L’interface de relance se présente sous la forme de liste des dossiers impayés à ce jour.


Les filtres colorés situés dans la partie supérieure permettent de trier et d’afficher les dossiers à relancer selon la relance à enclencher.

 

Les règles de relances ont été paramétrées au préalable, ces règles déterminent le nombre de jours à partir desquels les courriers doivent partir (ex : Relance 1 à J +15 de la date de facture, R2 à J+15 R1 etc…).


Le tableau reprend les informations de contact de chaque dossier, ainsi que les éléments de facturation (date de facture, coût mission, montant restant dû).


Les colonnes Rapport et Facture ont été reportées avec la même codification que sur la liste des dossiers.



Explication des différentes colonnes dédiées à la relance et légende des symboles.


 

Ces colonnes viennent indiquer l’état d’avancement de la relance pour les 3 types de relance avec les symboles suivants :


 La croix rouge signifie que le dossier n’est pas concerné par le type de relance en question


 Le sablier indique que le dossier est concerné par la relance (un dossier ayant un sablier en colonne R1, devra alors se voir déclencher une relance de type 1 (en fonction des règles de relance paramétrées dans SOGEXPERT)


 Le check vert signifie que la relance de ce type a été effectuée


En passant la souris sur le check vert on obtient la date à laquelle la relance a été effectuée.


Colonne Cont. Pour contentieux


Dans Sogexpert vous pouvez mettre à n’importe quel moment un dossier en statut « Contentieux ».

Un dossier en contentieux se verra bloqué toute action de relance. Il permettra à terme de désigner les dossiers pour lesquels l’ODI souhaite externaliser le recouvrement de ces dossiers. Il n’a à ce jour qu’un rôle statistique.


La croix rouge signifie que le dossier n’est pas en contentieux


Le check vert signifie que le dossier est en contentieux


A noter que pour ces colonnes il est possible de passer un contentieux ou le sortir du contentieux en cliquant sur le symbole de la colonne.


Colonne Pro. Pour « Prescripteur professionnel »


Cette colonne permet de savoir si le dossier a déjà été inclus dans un état d’impayés communiqué au prescripteur professionnel. Une date vient indiquer la date de génération de l’état en question.


Colonne Not. Pour « Notaires »


Cette colonne permet de savoir si le dossier a déjà été inclus dans un état d’impayés communiqué au Notaire. Une date vient indiquer la date de génération de l’état en question.


Colonne Tél. pour Téléphone


Cette colonne indique la date du dernier contact téléphonique indiqué dans le dossier.



Explication des différents filtres compteurs




Par défaut affiche tous les dossiers impayés à ce jour.




Regroupe tous les dossiers qui devraient déclencher un premier courrier de relance.




Regroupe tous les dossiers qui devraient déclencher un second courrier de relance.




Regroupe tous les dossiers qui devraient déclencher un 3éme courrier de relance.




Regroupe tous les dossiers qui se sont vu attribuer le statut « contentieux ».




Affiche tous les courriers/mails précédemment générés.




Permet d’afficher la liste des prescripteurs par ordre du plus grand nombre d’impayés afin de prioriser les états d’impayés à générer.




Permet d’afficher la liste des notaires par ordre du plus grand nombre d’impayés.



Pour déclencher les relances il suffit de cliquer sur le compteur R1, R2 ou R3 que l’on souhaite faire.

Par exemple pour générer les relances de type 1 cliquer sur R1.



S’affiche alors les dossiers à relancer en R1.

Il suffit alors de cliquer sur le bouton

Une pop-up s’ouvre :



L’utilisateur déterminera le mode de relance qu’il veut exécuter.

L’envoi de mail déclenchera l’envoi d’un mail de relance avec en pièce jointe le courrier.

L’envoi par courrier générera un courrier de relance prêt à être imprimé.

Une fois l’envoi confirmé, il est alors possible de récupérer le ou les courriers générés.



Le dossier se voit notifier comme étant relancé en R1, il sortira alors du filtre compteur.

Le dossier se verra consigner la date du jour comme date de relance 1 au niveau du bloc relance (voir paragraphe c).


Exemple de courrier de relance 1 :


II / Génération d’états d’impayés



A l’échelle d’un contact on peut éditer des états d’impayés.


Soit il s’agit d’un prescripteur professionnel (jamais identifié en tant que notaire sur les dossiers), auquel cas il aura un état d’impayés dédié aux prescripteurs professionnels, soit il s’agit d’un notaire auquel cas il s’agira d’un état spécifique aux notaires.


Dans les deux cas il suffit de passer par la fiche contact et sélectionner l’onglet Relances :



D’abord sélectionner le ou les dossiers pour lesquels nous souhaitons éditer un état, puis Il suffit de cliquer sur envoyer les relances, ce qui générera automatiquement un état sous forme de courrier reprenant le détail des différents dossiers dans un tableau.


La date de génération de l’état vient s’indiquer dans le tableau des relance (colon Pro. ou Not.).

Il est possible à tout moment de télécharger/consulter les états précédemment générés. 



Exemple d’état d’impayés généré pour un Prescripteur pro :




Exemple d’état d’impayés généré pour un Notaire :

 

 



III / Suivi des relances à l'échelle du  dossier


Au niveau du dossier on retrouve un petit bloc dédié à la relance.

 


Ce bloc reprend en synthèse les différentes actions menées en parallèle (relances R1, R2 et R3 + état prescripteur pro et notaire).


Il est possible de générer un courrier de relance depuis ce bloc.

Il est possible de faire un suivi de relance téléphonique à l’aide de commentaires datés.


Ainsi on peut suivre et répertorier le contenu et la nature des échanges avec le payeur. Historique que pourra consulter toutes personnes amenées à faire de la relance sur le dossier en question.